Para se adaptar às exigências de uma sociedade em que o virtual se tornou a regra, diversos documentos relacionados à Segurança e Saúde do Trabalho foram autorizados a serem gerados, assinados e armazenados digitalmente. A decisão foi publicada pelo Ministério da Economia na Portaria nº 211, de 11 de abril de 2019, e também determina quais são os parâmetros necessários para que essa assinatura seja válida.
“Esse é mais um importante passo do governo federal no caminho da digitalização e desburocratização de processos. O Certificado Digital viabiliza que documentos físicos passem a ser digitais com validade jurídica e segurança”, disse o diretor-presidente do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), Marcelo Buz.
No momento da fiscalização, os arquivos devem ser apresentados no formato .pdf, de qualidade padrão “PDF/A-1” – como descrito na ABNT NBR ISO 19005-1. As assinaturas devem ser feitas de acordo com o padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil), sendo que os documentos ainda devem ser armazenados pelo período exigido pela legislação.
Inicialmente, a assinatura eletrônica será facultativa, mas se tornará obrigatória nos prazos a seguir, a contar da data de publicação da portaria:
- Microempresas e microempreendedores individuais: 5 anos
- Empresas de pequeno porte: 3 anos
- Demais empresas: 2 anos
Caso a geração do documento digital se mostrar inviável – seja em razão da natureza ou do local em que a fiscalização será realizada – ainda será possível apresentar os modelos físicos. Cabe ao empregador justificar o problema e comprovar a autenticidade e a integridade dos documentos.
O que pode ser assinado digitalmente?
- Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO)
- Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA)
- Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR)
- Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil (PCMAT)
- Programa de Proteção Respiratória (PPR)
- Atestado de Saúde Ocupacional (ASO)
- Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural (PGSSMATR)
- Análise Ergonômica do Trabalho (AET)
- Plano de Proteção Radiológica (PRR)
- Plano de Prevenção de Riscos de Acidente com Materiais Perfurocortantes
- Certificados ou comprovantes de capacitações contidos na Normas Regulamentadoras
- Laudos que fundamentem os documentos acima – como os laudos de insalubridade e de periculosidade.
Demais documentos exigidos com fundamento no art. 200 do Decreto-lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943 .
Todos esses programas que agora podem ser assinados digitalmente são essenciais para manter a integridade dos funcionários de uma empresa.
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